一、引言

　　近年来，随着高等教育的发展，高校教务信息化建设的步伐也在加快，针对学籍信息的管理工作也越来越复杂，传统的人工和半人工的学籍管理模式使学籍管理的工作长期处于一个低效率状态，给学籍信息的查找、维护带来众多不便。 

　　根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，从2001年起对普通高等教育、成人高等教育等高校毕业证书实行电子注册，并且建立全国统一的学历查询系统，毕业生可以通过“学信网”进行在线查询，使各高校之间的学籍管理平台得以统一。[1]但是，学籍管理信息化是一项非常复杂的系统工程，“学信网”虽然使各高校学籍管理信息化平台得到了统一，但是其功能并不能解决各高校在学籍管理中的所有问题，如学籍信息统一维护、各项学籍报表统计等。 

　　各高校在信息化建设过程中通常购买或者联合开发适合本校的教务管理系统，其中学籍管理是教务管理系统中的重要组成部分。此时一般高校学籍管理也就形成了两个信息化平台——“学信网”和“学籍管理系统”。 

　　但是作为高校的学籍管理人员，报表通常使用电子表格(Excel)进行统计和分析，最终将准确的学籍信息按照模板上传至“学信网”，这样就需要反复对“学籍管理系统”和“学信网”进行转换、数据一致性校验。如何在规定的时间内将大量的学生信息进行整理、上报注册、统计，同时又要保证数据的准确成为难点。使用电子表格自带的一些函数，通常可以达到事半功倍的效果。 

　　二、电子表格函数简介

　　电子表格是微软公司开发的办公套装软件(Office)的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行统计、分析、处理和辅助决策，从上世纪90年代中期开始便广泛地在办公、管理、金融等众多领域进行使用。[2]而金山公司开发的WPS办公软件套装也同样有电子表格处理软件，大体功能与Excel类似，市场使用率仅次于微软Excel。 

　　在电子表格中除了一般性的数据统计和处理功能外，还有大量的内置函数可以进行选用，可以进行复杂的数据处理，这些函数既可以单独使用，也可嵌套使用。通常情况每个函数都通过公式来标识，公式中涉及各类输入参数，输入参数可以是数字、文本、常量、公式、自身或其他函数，也可以是数组、单元格引用等，最终通过函数计算的方式给用户返回一个或多个结果值。 

　　在Excel中函数共分为11类，有数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数。[2]函数由函数名和参数构成，一般格式为函数名(参数 1，参数 2，…)，如基础性函数，绝对值ABS(number)、平均数AVERAGE(number1,number2,…)、日期DATE(year,month,day)。 

　　本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行总结，重点对VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。 

　　1.VLOOKUP函数[3] 

　　(1)语法结构：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。 

　　(2)主要功能： 

　　在数据表的首列查找指定的数值，并返回数据表当前行中指定列中的数值。 

　　(3)参数说明： 

　　VLOOKUP函数中有四个主要参数作为输入。其中： 

　　lookup_value: 所需要查找的值。 

　　table_array: 需要查找的区域范围。 

　　range_lookup: 逻辑值(TRUE：近似匹配，FALSE：精确匹配)。 

　　2.SUMPRODUCT函数[4] 

　　(1)语法结构： 

　　SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3, ...) 

　　SUMPRODUCT((条件1)*(条件2)*(条件3)* …(条件n)) 

　　(2)主要功能： 

　　基本功能是返回相应的区域、数组乘积的和，还可以用于多条件计数、求和。 

　　(3)参数说明： 

　　Array1,Array2,Array2,...为2到30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。 

　　三、应用案例解析

　　1.案例一，“VLOOKUP函数”在学籍电子注册及名单校验中的应用 

　　每年9月份，学校招生办公室会提供教务处一份已录取学生名单表格，名单中包含姓名、录取专业、身份证号等信息。教务处则需要对已录取学生进行分班、编排学号，并将信息反馈到各个院系。新生报到后，各院系提交已报到的学生名单给教务处。教务处会将已报到名单在10月底整理上传至学信网。“学信网”要求上传的数据应与学信网上录取库中的数据一致。以“学信网”录取库为基准数据对照“学信网”的上传数据要求根据我校教务系统数据进行缺失数据、字段填充。 

　　“学信网”录取库中的数据包括KSH考生号、SYSSDM生源省市代码、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、YXDM院校代码、YXMC院校名称、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、CC层次、XZ学制、XXXS学习形式、ZF总分、LQNF录取年份等等。 

　　“我校教务系统”导出的已报到学生名单中的信息包括学号、姓名、曾用名、性别、学院、专业名称、行政班、年级、出生日期、政治面貌、民族、籍贯、户口所在地、来源地区、出生地、入学日期、毕业中学、宿舍号、电子邮箱地址、身份证号等等。 

　　“学信网”上传数据字段有KSH考生号、XH学号、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、FY分院、XSH系所函、BH班号、CC层次、XXXS学习形式、XZ学制、RXRQ入学日期、YJBYRQ预计毕业日期。 

　　对比“我校教务系统”的数据和“学信网”录取库数据发现存在专业名称数据填充不完整情况;对比“学信网”录取库数据和“学信网”上传数据发现存在学号、班级等字段缺失情况。由于学生人数众多，逐一检查工作量比较大，而且容易出错，利用Excel中的VLOOKUP函数可以快速解决上述问题。如图1、图2所示，需要将“教务系统”数据中的学号、学院、行政班填充到“学信网”录取库新列。 

求解步骤如下： 

　　(1)在“学信网”录取库数据中新建“班号(bh)”和“学号(xh)”两列，并且将“教务系统数据”拷贝到另一个表单。 

　　(2)以学生身份证号作为唯一条件进行查询，将两张表进行统一。 

　　(3)在表单“录取库”中“班号(bh)”首行单元格中插入“VLOOKUP函数”，公式为：=VLOOKUP(E2,教务系统数据!A$2:G$2130,7,FALSE)，如图3所示。 

　　(4)在“学号(xh)”首行单元格插入“VLOOKUP函数”，公式为：= VLOOKUP(E2,教务系统数据!A$2:G$2130,2,FALSE)。 

　　(5)分别向下填充。选择这两个数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可完成“班号(bh)”和“学号(xh)”信息填充，如图3所示。 

　　(6)将整理好的表格按要求字段长度转换成DBF格式，上传至学信网便可以完成学籍电子注册的工作。 

　　2.案例二，“SUMPRODUCT函数”在高基报表学生数统计中的应用 

　　每年10月，教育厅会通知各高校进行高基报表填报，其中学生数统计占了很大一部分，数据量也较大。在进行统计时，先要把参与统计的学生名单整理出来，学生名单通常包含专业名称、年级、姓名、学号、出生日期、民族、生源地等信息。在计数统计过程中，需要用到多条件计数，而SUMPRODUCT函数提供了此功能。如图4、图5所示，需要将图4中的“专业名称、年级”作为条件进行查找、计数后把结果填充至图5中的在校学生数相应单元格中(本例中一年级学生为2013级)。 

　　求解步骤如下： 

　　(1)在“一年级”单元格(G3)中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT((在校学生名单!$A$1:$A$5160=分专业学生数!A3)*(在校学生名单!$B$1:$B$5160="2013"))，此时函数会进行计算，最终返回“特殊教育专业”2013级学生人数。 

　　(2)在“二年级”单元格(H3)中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT((在校学生名单!$A$1:$A$5160=分专业学生数!A3)*(在校学生名单!$B$1:$B$5160="2012"))，计算不同年级的学生人数，只需要将步骤(1)公式中的“2013”改成“2012”即可，如图6所示。 

　　(3)分别向下填充。选择数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可分别统计其他专业在校学生人数。注：数组参数必须具有相同的维数，否则，SUMPRODUCT函数会返回错误值“#VALUE!”。 

　　通过以上两个电子表格函数在学籍管理中的应用，可以明显地体会到电子表格函数的优势，不仅提高了工作效率，还提高了数据的准确性，为学籍管理工作中涉及的数据处理工作提供了便利。 

　　四、结束语

　　高校学籍数据库一般体量都比较大，如果靠人工筛选、核对，需要花费很长时间，还不能保证数据正确。巧妙地利用Excel函数，可以将复杂的工作变得简单，大幅度提高工作的效率，在利用计算机处理数据时，前期准备工作一定要扎实，尤其要保证基础数据准确，对于强大的Excel处理软件，本文只应用了冰山一角，需要不断地学习与探索。 

　　参考文献： 

　　[1]袁敏.基于学信网平台的高职院校学籍学历管理探讨与研究[J].中国管理信息化,2014(10):106. 

　　[2]刘祖萍,宋燕福.计算机文化及 MS Office 案例教程(Windows7+Office2010)[M].北京:中国水利水电出版社,2013.8. 

　　[3]张建成.VLOOKUP函数在信息链接中的应用技巧[J].中国教育信息化(基础教育版),2008(8):31-32. 

　　[4]钱德凤.SUMPRODUCT函数在高校岗位设置统计中的运用[J].盐城工学院学报(社会科学版), 2011(1):88-90.